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上一集把Word、Excel、PPT三种成品都交给了WorkBuddy——通知、汇报、合同模板、数据表格、演示稿,一句话就能出稿,改稿也不用重写。
今晚补齐职场里最高频的三件事:邮件的六大场景直接照抄,图片的修图/抠图/改尺寸交给AI,最后跟一遍从0到1做一份月度工作汇报的全套流程。
5.4 邮件撰写:六大场景直接套
5.4.1 场景模板
① 请假邮件 > “帮我写一封请年假的邮件,请假时间是8月20日-22日共3天,原因是家中有事,工作已交接给小王,语气诚恳礼貌。”
② 汇报邮件 > “写一封周报邮件,本周完成了:A项目上线、B客户合同签署、C方案初稿;下周计划:D市场活动、E需求评审。发给部门总监,简洁专业。”
③ 催进度邮件 > “给供应商写催货邮件,订单SO20260601原定7月20日交货,至今未到,影响我们客户交付,请给出明确交货时间,语气客气但坚定。”
④ 拒绝邮件 > “写一封委婉拒绝供应商降价的邮件,理由是我们今年的采购预算已定,但表示明年优先合作,保持良好关系。”
⑤ 道歉邮件 > “写一封给客户的道歉邮件,我们交付的报告数据有误,已修正,表达歉意并说明修正内容,承诺后续加强复核。”
⑥ 商务合作邮件 > “写一封商务合作邀约邮件,我们公司(虹光科技)想做联合营销,对方是XX平台,提出合作方向:资源互换+内容共创,语气专业有诚意。”
5.4.2 语气与格式控制技巧
控制字数:加”300字以内”
控制语气:加”语气客气/坚定/正式/轻松”
控制格式:加”用邮件格式,包含主题和称呼”
追加要求:第一版不满意,直接说”太长了”“太官方了”“加个附件说明”
5.5 图片处理:简单修图、抠图、改尺寸
WorkBuddy配合视觉类模型(比如Kimi K2.5适合截图分析、图片转文档),可以做基础图片处理:
“把这张图片背景去掉,抠出主体人物,输出透明背景PNG。”
“把这10张图统一改成1080x1080的正方形,用于小红书封面。”
“在这张产品图上加一行字’新品上市’,放在顶部居中,白字带阴影。”
“把这张截图里的表格识别出来,转成Excel。”
💡 复杂设计(海报、品牌视觉)还是建议用专业设计工具,WorkBuddy适合”能用的图”快速产出。
5.6 实战:从0到1做一份月度工作汇报(Word+Excel+PPT全套)
5.6.1 案例背景
小林是某公司产品运营,每月底要交一份月度汇报:一份Word总结 + 一份Excel数据表 + 一份PPT演示。以前这套流程要花一整天:翻数据、写文字、做图表、排PPT……月底本来就忙,还要加班做汇报,人麻了。
用AI前:一整天,其中半天在”憋文字”和”调格式”。 用AI后:上午1小时搞定全套,剩下的时间干正事。
5.6.2 分步操作
第1步:准备数据 把本月的运营数据表(Excel)放到工作目录。
第2步:生成Excel数据分析
“读取 6月运营数据.xlsx,统计:1)各渠道的UV、转化率、GMV;2)环比5月的变化;3)TOP5产品排行。生成一张汇总表+两张图表(渠道对比柱状图、GMV趋势折线图),输出Excel。”
第3步:生成Word总结 > “基于上面的分析结果,写一份6月工作总结:①核心指标完成情况;②亮点与问题;③下月计划。语气正式,1000字左右。”
第4步:生成PPT > “基于上面数据和分析,做一份8页的月度汇报PPT:①封面;②核心数据;③渠道分析;④产品表现;⑤问题与挑战;⑥下月计划;⑦结尾。风格简洁专业,面向部门负责人。”
第5步:人工打磨 - 检查数据是否与原始表格一致 - 补充你自己才懂的背景信息 - 调整措辞,加入个人观点
5.6.3 效果对比
对比项: 耗时· 用AI前: 一整天(经常加班)· 用AI后: 1-1.5小时(含人工打磨)
对比项: 数据准确性· 用AI前: 手工抄表易出错· 用AI后: AI从源文件计算,一致性高
对比项: 格式质量· 用AI前: 每次格式都不一样· 用AI后: 统一、专业
对比项: 精力消耗· 用AI前: 大量时间花在排版· 用AI后: 精力放在观点和决策上
明日预告
明天继续第5章:给10个客户批量写个性化邮件怎么落地,以及AI写的东西怎么改得像人写的; 最后留一个动手作业——用WorkBuddy写一份你下周的工作计划。
追更指南
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